Motviljan att ta itu med uppgiften hos den som prokrastinerar kan dels bero på något obehagligt med uppgiften i sig men det kan även bero på djupare känslor relaterade till uppgiften: tristess, självtvivel, låg självkänsla, ångest eller frustration. Vid prokrastinering är man mer fokuserad på att hantera dessa negativa känslor än att ta itu med uppgiften som orsakat dem. I stunden kan det därför kännas bra att prokrastinera, men uppskjutandet förstärker givetvis bara de negativa känslor som redan förknippas med uppgiften, tillsammans med ökad stress och ångest, känslor av låg självkänsla och skuld. Detta bidrar inte sällan till fortsatt prokrastinering, och den negativa cykeln är igång.

Den omedelbara och tillfälliga lättnad man upplever vid prokrastinering är vad som gör denna cykel särskilt lömsk: när man belönas tenderar man att söka sig till belöningen igen varför prokrastinering tenderar att utvecklas till ett kroniskt beteende. Detta beteende påverkar inte endast produktiviteten hos den som prokrastinerar utan kan i värsta fall även få destruktiva effekter på den mentala och fysiska hälsan, såsom kronisk stress, depression och ångest. Det är även vanligt med en ihållande känsla av att man inte riktigt får ut det man vill av livet och sin egen prestation.

Så hur kan prokrastinering undvikas? Dels behöver man känna att värdet att utföra uppgiften är tillräckligt stort, att det hägrar någon sorts belöning vid utförandets slut. Man behöver också känna en tilltro till förmågan att kunna slutföra uppgiften och uppnå belöningen. Vid tvivel på den egna förmågan tenderar man att skjuta på utförandet så långt det är möjligt. Även tidsaspekten spelar roll: om värdet av ansträngningen ligger långt framåt i tiden är risken större att man prokrastinerar. En närbesläktad faktor är impulsivitet: forskning visar att impulsiva människor som vill ha belöningen på en gång tenderar att i större utsträckning prokrastinera.

Genom att identifiera de långsiktiga fördelarna med att slutföra uppgiften kan man skifta fokus om slutförandet exempelvis gynnar karriären. Man kan även identifiera de obehagliga konsekvenserna av att undvika en uppgift – vad händer om uppgiften inte slutförs? Man kan också försöka att omformulera uppgiften genom att se på dess betydelse och relevans, vilket kan öka dess värde och därigenom göra ansträngningen mer värdefull. Det kan även vara bra att ha i åtanke att man ofta överskattar en uppgifts obehag – det bästa är därför att sätta igång med den, kanske är det inte så illa som man befarat?

För vissa människor kan prokrastinering vara annat än en dålig vana, utan eventuellt tecken på ADHD, OCD-tvångssyndrom, ångest, depression eller perfektionism. Studier visar att det går att behandla framgångsrikt med kognitiv beteendeterapi (KBT).

De känslor av skuld, skam och ångest som prokrastinering frammanar är oftast värre än ansträngningen och energin som krävs för att genomföra uppgiften. Svårigheten ligger således inte i att utföra arbetet, utan att komma till skott och påbörja det. Om man vill sluta prokrastinera behöver man därför göra det så enkelt som möjligt att komma igång och lita på att motivationen och drivkraften kommer när arbetet väl påbörjats.

Ett första steg är komma till insikt om att man prokrastinerar – tecken kan vara att en viktig uppgift lämnats för länge på ”att göra-listan” eller att man ofta påbörjar en prioriterad uppgift men snabbt avbryter för att ta sig an en mindre brådskande. Nästa steg är att förstå skälen till varför man prokrastinerar. Det kan exempelvis handla om dålig organisering, självtvivel eller att uppgiften känns för tråkig eller krävande. Ett tredje steg är att införa strategier mot prokrastinering. Då det är ett djupt rotat beteendemönster kan det vara svårt att bryta vanan över en natt och man kan därför med fördel prova flera av följande strategier:

 Fokusera på att göra, inte undvika. Skriv ned de uppgifter som behöver göras och ange tid för att utföra dem.

 Reducera storleken på uppgifter, så att de blir mer hanterbara och ”lättstartade” och arbeta med dem lite åt gången, i exempelvis 2–15 minuters pass.

 Belöna regelbundet alla små och stora prestationer, både del- och slutmål, exempelvis med något gott att äta eller en rolig aktivitet.

 Försök att ta tag i motiga uppgifter så snart de dyker upp och gärna tidigt på morgonen, så att resten av dagen kan ägnas åt mer lustfyllt arbete.

 Minimera distraktioner och stäng av mejl, sociala medier och liknande

Här kommer ytterligare 10 punkter, vissa väldigt lika checklistan ovan men jag lägger med dem ändå…skadar inte att repetera.
(Källa: Wint Academy, Samuel Skantz)

1. Trimma att-göra-listan
I vissa lägen kan en lång att-göra-lista vara kontraproduktiv och göra att du drar dig för att beta av den. Om du märker att din att-göra-lista känns mer avskräckande än funktionell – gör en ny, men ta bara med de absolut viktigaste punkterna.

2. Gå offline
Vissa menar att prokrastinering är fem gånger vanligare idag än för 50 år sedan – mycket på grund av internet, mobiltelefoner och det flöde av information och stimuli som vi utsätts för dagarna i ända. När du verkligen måste koncentrera dig kan det därför vara en god idé att stänga av wi-fi, lägga bort telefonen och fokusera på bara dina måsten en stund.

3. Vänta inte på det perfekta tillfället
Det första steget för att få nånting gjort är att börja. Så även om du är både oinspirerad, trött och allmänt ur form – gör det bara. Det är alltid lättare att gå tillbaka och färdigställa något än att börja från noll imorgon.

4. Bryt ner uppgiften
Ingen kan fokusera på samma sak flera timmar i sträck. Därför kan det vara bra att dela upp det du ska göra i olika delar eller etapper. Varför inte testa Pomodorotekniken som bryter ner arbetsdagen i 25-minutersintervaller med korta pauser. Testa!

5. Delegera
Som företagare kan det vara svårt att släppa kontrollen och delegera till någon annan. Om du är ensam i bolaget är det kanske inte ens ett alternativ, om du inte outsourcar. Men faktum är att den som slipper fokusera på mindre rutinmässiga uppgifter blir mer effektiv när de stora puckarna väl ska genomföras. Så om möjligheten finns, våga släppa kontrollen.

6. Dela bördan med någon annan
Större uppgifter kan du med fördel göra tillsammans med någon eller några andra – i en grupp där var och en har sin egen funktion. På så sätt kan ni ge varandra deadlines att hålla, vilket gör det svårare att skjuta upp uppgiften till senare.

7. Välj dina tillfällen
Du vet säkert själv om du är en morgonmänniska eller en nattuggla. Planera då dagen utifrån när du är som mest produktiv, så att du gör de viktiga uppgifterna då. Och tänk på att undvika de allra tyngsta sysslorna på eftermiddagen – då är de flesta som minst effektiva.

8. Gör nåt kul före och efter
Vissa saker är bara för tråkiga. Men om du planerar dessa mellan två arbetsuppgifter som du faktiskt gillar kan alla tre bli ganska komfortabla. Den första hjälper dig att komma i rätt sinnesstämning och den sista blir något att se fram emot. Då blir den viktiga, men tråkiga, uppgiften i mitten bara en transportsträcka.

9. Automatisera mera
Tro det eller ej, men väldigt många monotona och tidskrävande sysslor kan faktiskt automatiseras och hanteras av en dator eller ett system. Varför inte låta teknologin jobba i ditt ställe och ta hand om tråkiga sysslor som bokföring, kvittohantering eller momsdeklaration?

10. Belöna framgång
Vare sig det handlar om att bestiga ett berg av administration eller bara ta det där jobbiga telefonsamtalet skadar det aldrig med en liten belöning när det är färdigt. Oavsett om det handlar om en mental klapp på axeln eller en mer påtaglig morot kan den hjälpa dig att få saker gjorda och undvika prokrastinering.

Få det gjort!
Kontentan är egentligen att planera väl, börja direkt och se till att få det gjort.